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Condiciones de Expedición de la Factura Electrónica y su Usabilidad

septiembre 20, 2017

Fuente: DIAN

Qué es la Factura Electrónica?

Documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
Características de la Factura Electrónica.

Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
. Cumplir requisitos del 617 ET y discriminar el impuesto al consumo cuando sea del caso.
. Incluir firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
. Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE

El modelo de facturación adoptado a través del Decreto 2242 de 2015 busca masificar el uso de la factura electrónica en Colombia a través de facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio. Para facilitar la interoperabilidad se cuentan con los siguientes elementos:

Un formato estándar de generación de la factura en XML, formato que para su construcción utiliza el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente. Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas emitidas; estos formatos XML igualmente son obligatorios.

La firma electrónica y/o digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.

Disponer de una representación gráfica de la factura electrónica para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico, con elementos gráficos como los códigos QR.

La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los actores participantes en el modelo de factura electrónica.

El modelo contempla que quienes deseen pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente y también le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.
Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación y un aumento de su productividad.

Cómo se pueden generar la Factura Electrónica?

A través de sistema de facturación del contribuyente o contratando los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2242 de 2015.

Actores de la Factura Electrónica:

Facturador Electrónico

– Adquirente

– Proveedor Tecnológico

¿Quiénes facturarán electrónicamente?

– Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN, mediante resolución de carácter general.

– Quienes opten voluntariamente por facturar electrónicamente.

Documentos que pueden ser emitidos electrónicamente:

Respecto de lo regulado por el Decreto 2242 de 2015 como mínimo lo siguiente:

Facturas

– Notas Crédito

– Notas Débito

– Acuse de recibo

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